游骑兵学校校友会
内部控制政策
由协会董事会于2019年10月19日投票表决
无论其使命或规模如何，所有组织都应该有政策和程序 (1)董事会和高级管理人员了解他们的受托责任; (2) 资产 are managed properly; and (3) the charitable purposes of the organization 被执行. 不履行这些义务是对信义责任的违反 是否会导致董事会和高级职员承担财务和其他责任. 有效的内部控制将有助于保护组织的资产和协助 妥善管理.
内部控制是保护企业资产的政策和程序系统
一个组织，创建可靠的财务报告，促进守法
和规章制度，实现有效和高效的运作. 这些系统是
不仅涉及到会计和报告，而且涉及到一个组织的
交流过程中,
内部和外部，并包括程序(1)处理收到的资金和
(2)编制适当和及时的财务报告
对董事会成员和管理人员;(3)对组织的年度审计
财务报表，(4)评估员工和项目，(5)维护库存
不动产、动产及其去向记录;(六)执行
人事和利益冲突政策.
执行和监测财务控制
- 资产监控程序
- 准备年度收支预算和定期报告-至少每季度一次. 将实际收入和支出与预算进行比较，并及时解释差异.
- 支票或凭证的书写和签署以及接收、记录、担保和 存放现金及其他收据. 这种程序应确保没有任何个人 负责资金的接收、记录、存入或书写、签字 检查. 制衡对减少贪污风险至关重要.
- 确保收到的奖助金和捐款被妥善记录、核算
要求作为任何补助金的条件是完成和限制使用
这类资金，如为有限目的提供的捐款.g. 建立基金,
奖学金)和禁止使用的原则
禀赋，都服从. - 所有支出的申请、授权、核实、记录和监控;
包括发票、零用现金和其他支出的支付. 这样的程序
是否应确保不允许任何个人提出要求、授权和核实
记录开支. 例如，同一个人不应该负责
现金支出和银行对帐单. 这些
职能应该分配给不同的人. - 存取、输入和更改组织所维护的电子数据. 保存电子记录，并确保系统更改时数据兼容 创建适当的记录保留策略是这个过程的一部分.
- 规定由审计委员会进行定期监督，如没有审计委员会， 由执行委员会交给董事会本身.
- 员工和志愿者向审计委员会或董事会报告指控 欺诈或不正当的财务行为.
- 确保及时和适当的财务报告分发给所有董事 和官员，并接受他们的检阅，还有总统.
- 提供程序或批准组织参与的合同; 包括确保供应商的全面投标.
- 明确与组织有关的所有个人的责任; 包括董事会和管理人员、员工、志愿者和顾问， 维护组织结构图并在必要时更新信息.
- 及时为年度审计做好准备.
- 制定审慎的投资策略，并对投资进行适当的监督 资产.
- 遵守政府和其他报告要求，包括监督机构.
- 遵守对会员、雇员和公众的义务，包括他们的权利; 如有，寄给该组织的年度财务报告副本一份.
财务控制
- 收到的资金将由办公室经理录入三环活页夹分类帐
分成四个不同的账户
- 一般操作检查
- 一般的储蓄
- 专项项目检查
- 特别项目节省
- 资金将由办公室经理记录在存款单上，然后送到银行 每个星期.
- 一般业务存款、一般业务账单(如有)和通信是
寄给财务主管. 财务主管将一般业务存款记入支票簿
还有支票簿登记. 分类账包含在每天寄给财务主管的邮件中
三个月.- 收入活页簿至少每周复印一次，并作为转让的一部分 寄存单据
- Deposit slips will be ordered in triplicate, one for each of the following; Office 经理、司库和银行.
- 特别项目存款由支票簿和支票簿登记入账 办公室经理. 保证金将由经授权的董事会成员审核后存入 为了准确.
- 财务主管为一般运营费用开出支票
- 办公室经理为特殊项目开支票，必要时，开授权支票 董事会成员将在支票上签字.
- 每隔三个月，财务主管和助理财务主管对会计账目进行审查 一般经营账户和特别项目账户. 所有数据都输入GnuCash. 余额与银行对账单进行比较，以查找任何缺失的数据或对帐单. 报告 由GnuCash生成.
物理控制
- 收到的所有款项将存放在校友办公室的一个上锁的抽屉里 在纽约州瓦纳基纳的博彩平台游骑兵学校校园里，由办公室经理.
财务控制
- 对于每笔交易，收到的资金(现金、支票)将被记入银行账户
编号收据簿(副本)，以便捐赠者得到同意的信息
作为办公室经理的单独条目，注明日期
的资金
收到的资金，谁提供的资金，资金的用途和收到的金额. “领取收据”的标志应在海关人员的显眼位置显示 经理收到资金. - 办公室经理将根据号码为每个账户准备存款单
收据. 保证金将由一名董事会成员检查其准确性
通过比较存款总额和构成每笔存款的详细收据.
资金将由董事会成员每周存入
适当的账户.
- 一般营运储蓄
- 特别项目(SP)节约
- 限制资金
- 从GO和SP储蓄账户中转移资金必须经股东投票批准 在董事会年度会议上，或经董事会成员的一致书面同意 邮件或电子邮件
- All 检查 in excess of $2,500 will need to be signed by two individuals; the Office
经理及司库. 超过2500美元的支票必须事先得到批准
在适用的情况下，投标/报价必须由至少三(3)名
来源. - 所有账户的对账工作将由以下两家机构每月进行一次 individuals; Office Manager, Treasurer or Authorized Board Member.
审计委员会
- 审计委员会是由董事会设立的一个特别委员会 2019年6月8日. 该委员会由全体成员批准为董事会的一个委员会 于2019年8月3日投票批准经修订和重述的章程.
财政委员会
- 财务委员会由副总裁和司库共同担任主席. 在 在表决本文件时，它包含三(3)个额外成员 董事会.
举报人政策是一份独立的文件，将与本文件一起进行表决 文档.
利益冲突政策是一份单独的文件，需要一并表决 有了这个文档.