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数字文件

这样你就有了一个数字文档. 你能让它更容易理解吗?

数字文档是非html文件，可以在网络上查看和下载. 这包括pdf, Word文档，Excel电子表格，Powerpoint幻灯片和 更多的. 它们是一种数字内容.

养网站上的所有数字内容都必须符合联邦、州和博彩平台的指导方针 可访问性. 简而言之，如果它是不可访问的，我们不能发布它，直到它完成 可访问的.

每个数字文档都是不同的，这取决于它的格式，大小，数量 它需要为可访问性和确切的目的而修复它 服务. 但这里有一些问题要问，也有一些选择.

记住，文档的创建者/“所有者”有责任确保这一点 它是可访问的. 但是通讯办公室的工作人员 & 市场推广(网站及 通信材料)或开放学院(学术和教学材料) 可以帮助你评估你的情况，并在这个过程中提供指导. We 有 教程和培训 提供数字文件的可访问性. 你也可以联系 web@养.edu 或者在公开学院的Brandon Murphy获得培训和支持 以及文档修复的故障排除.

问题1:这些内容真的需要放在网上吗?

一个好的第一个问题总是:“这真的值得花时间吗? 第一名?“观众到底能从中得到多少好处? 信息 满足学院网站的需求或使命? 如果在文档中的内容 不是监管目的所必需的，也不是必要的或重要的 信息目的，那么最简单的解决方案通常是简单地不把它放在上面 首先.

有些内容绝对不应该出现在网站上. 养网站是宣传网站 在本质上，不应该用来保存主要是历史或研究性的内容 目的是(过去的会议记录，过去的会议记录，旧报告或 论文、数据宝库). 随着时间的推移，这类内容变得难以保持条理 和维护. 为了历史目的而存储的内容更适合 存放在图书馆的数字档案中. 用于教学的内容 目的应存储在Blackboard中.

短暂的文档(例如，一个事件的传单)也不应该放在 网站. 这些内容很快就过时了. 网站应该在很大程度上被考虑 一种静态的媒体，旨在保存内容，将保持相关的长时间.

如果是:该内容对访问者来说是必需的/必要的/重要的，那么…

问题2:文档是像网页一样被使用吗?

I.e. 它的主要目的是在浏览器上查看和阅读吗? 你是否考虑过 用户能够下载、打印或编辑信息的优先级较低?

如果是:建立一个网页上的内容，而不是使用数字文档. 在OUCampus内容管理系统中，养网页是建立在可访问的， 页面模板. 网页相对容易修改以提高可访问性 与文档相比，内容的维护更容易 一个文档.

如果否:将此内容转换为网页将无法满足其预期用例，那么…

问题3:文档当前是否可访问?

是时候运行可访问性检查了! 有些程序具有内置的可访问性 检查器可以用来查看文档是否可访问，以及需要什么 待修复. 对于pdf文件，您需要访问adobeacrobatpro的授权副本 以便检查可访问性并修复文档. 你可以找到信息 关于检查各种数字文件的可访问性 www.养.edu/accessibility

如果是:该文档以其当前形式是可访问的:继续并发布它.

如果否:此文档需要工作才能访问，那么…

问题4:是否有其他组织或机构持有本文件的副本 你可以链接到，而不是自己重新创建所有的工作?

特别是在监管目的所需的文件的情况下，它是 通常情况下，文件最初可能是由其他组织创建的 即使是州或联邦机构，他们也有一份公开的 他们网站上的文件. 在这种情况下，我们可以简单地链接到他们的副本.

如果没有:本文件不是由其他组织复制的 可以链接到，然后呢...

问题5:是否可以将文档转换为更容易理解的格式 进行访问?

有些文档格式比其他格式更容易访问. HTML是最简单的 在满足可访问性需求时使用. PDF文件是 通常特别耗时，使其易于访问，而且软件 这样做需要一个付费的许可证. Microsoft Office文档通常落在某个地方 介于两者之间，当然还有更多的格式，包括Google 文档和更多.

有一些文档类型我们根本无法充分修复以发布 他们在网站上. 我们不能再在网站上提供可填写的PDF表格，所以这些 必须转换为另一种格式，如基于web的表单.

决定将文件转换成什么格式(如果有的话)可能是一个复杂的决定. It 取决于文档的确切目的及其创建者和/或的需要 用户. 一些考虑因素可能包括:

• 某些类型的数据(如财务或医疗数据)可能有特殊要求 就如何接收和传播而言. 提供的基于网络的表格 例如，OUCampus可能不够安全，无法传输信用卡号码， 或者他们可能无法收集某些类型的数据.
• 谁需要能够访问该文档? 替代格式的应用有多广泛 在这个群体中?
• 文件的内容不可更改很重要吗? 重要吗? 是可变的? 不同的文件格式提供不同的功能.

否:无法将该文档转换为更容易制作的格式 既可访问又能充分维持其目的，那么……

问题6:是否可以在不收取过高费用的情况下提供文件 的工作?

有些文档——即使格式相同——也比其他文档更容易修复. 短 文档比长文档容易. 简单的文档比简单的文档更容易修复 具有复杂格式或布局(如列或表)的文档. 的文档 白色背景上简单的黑色文字是否比带有白色背景的文档更容易修复 更多颜色或图像.

但是长或复杂的文档——比如出版物的问题，或者一份长报告——可以 即使是有专业知识的人也很难补救. 这是可能的 遇到修复可能导致文档变得无用的问题 它的预期目的，甚至是无法进行更改的问题.

如果你咨询校园无障碍学科专家，共同决定 这份文件将是禁止的，甚至是不可能补救的， 但它需要在养网站上提供，然后可能会发布免责声明 由学院律师提供.