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微软文字处理软件

微软的Word是一款个人常用的应用程序 残疾，并且是合理的无障碍. Word文档中的文本可以是 通过屏幕阅读器和盲文设备等辅助技术阅读. 然而, 为了使Word文档完全可访问，作者必须遵循核心原则 概述于 无障碍文档概述. 下面是实现这些核心可访问性原则的基本步骤.

使用标题

使用好的标题结构可以帮助没有视力的人更好地理解文档 组织. 屏幕阅读器和盲文用户也可以在标题之间跳转 使导航比没有标题更有效.

将文本加粗并不能使其成为标题. 为了将文本转换为 在微软文字处理软件中创建标题时，必须使用内置的标题样式，如“heading” “1”和“标题2”，载于 风格 在Home选项卡中.

请访问微软网站了解更多关于 在Word中创建头文件.

标题应该形成一个大纲，主标题使用“标题1”样式; 副标题为“标题2”. 如果有额外级别的标题 文件的大纲，使用“标题3”、“标题4”等.

使用列表

应该使用Word的内置工具创建有序(编号)和无序列表 (无序)列表. 不使用这些工具，列表就不是 真的 一个列表，这使得屏幕阅读器用户更难以完全理解内容.

请注意，有序和无序列表都是高度可定制的. 只要点击 与所需列表按钮相邻的箭头可设计满足您需求的列表.

使用有意义的超链接

在Word中添加有意义的超链接很简单. 在你的文档中加入语言 它传达了关于链接目的地的相关信息，突出显示它 文本和右键单击并选择 超链接. 中包含URL Address 字段并选择OK.

请访问微软网站了解更多关于 创建可访问的链接.

图像的替代文本

在大多数版本的Word中，您可以通过右键单击图像输入替代文本 并选择 格式的图片. 在 格式的图片 对话框中,选择 Alt文本 输入信息 描述 场.

识别文档语言

In Office, select Tools > Language from the application menu to define the default 语言. 若要为文档的一部分定义不同的语言，请选择每种外文 语言 individually, then select Tools > Language to define the 语言 for each.

注意: 目前的语言设置只影响Word文档本身的可访问性. 他们所做的 不 导出为PDF时仍然有效. 如果PDF是您打算分发的最终格式 您需要使用adobeacrobat直接在PDF中定义语言 箴. 如需帮助，请参阅 修复无法访问的pdf文件 使用acrobatpro.

明智地使用表格

在使表格易于访问方面，Word有其局限性. 正如在 无障碍文档概述对于屏幕阅读器用户来说，表格可能很难理解，除非它们包含 显式定义所有部分之间关系的标记.g.、页眉 和数据单元格). 对于具有一行列标头且没有嵌套行的简单表 而Word则可以胜任这项任务. 然而，更复杂的表格只能制作 可在HTML或adobepdf中访问(可访问的表标记可以添加到PDF中) 使用adobeacrobatpro).

通常可以通过将复杂的表分解成多个简单的表来简化它们 每个上面都有一个标题.

对于简单的表，实现可访问性所需的唯一步骤是确定哪个表 行包含列标头. To do this in Word, select that row (Table > Select > 行), then right click the row and select "表属性". 这就引出了 表属性 dialog. 在此对话框中，单击 行 选项卡，选中“在每页的顶部重复作为标题行”复选框。.

此外，当创建一个表时，两个新的选项卡将出现在功能区中. 选择 设计选项卡将显示 表格样式 选项组，您可以在其中定义标题行.

请访问微软网站了解更多关于 创建可访问表.

使用辅助功能检查器

微软产品有一个内置的辅助功能检查器，可以帮助文档 author test the overall accessibility of the document (Review > Check 可访问性). 检验员提供检验结果，反馈每个项目的重要性， 以及如何修复问题的建议.

导出到PDF，了解如何保持可访问性

导出到PDF格式有正确的方法和错误的方法. 所需的步骤取决于 你用的是哪个版本的Word.

词(Windows)

  • Go to File > "Save As...，并从提供的选项中选择PDF. 默认情况下 生成保留文档可访问性特性的PDF.

  • 保存时，选择 选项 并确保选中了“文档结构标签的可访问性”. 这是选中的 默认情况下，但在某些情况下可能未检查.

  • 如果您选择“最小化大小”来减小PDF的大小，请务必重复操作 因为此选项可能取消选中“文档结构标记的可访问性” 复选框.

词(Mac)

  • Go to File > "Save As...从提供的选项中选择PDF. 默认情况下，这会产生 保留文档的可访问性特性的PDF.

  • 保存时，请确保单选按钮标有“最适合电子分发和。 选择“可访问性”.

旧版本的Word

  • 在Windows中，在Office 2007和2003中导出可访问的PDF需要一个插件. adobepdfmaker插件随adobeacrobatpro附带，并且已安装该插件 并显示为Adobe工具栏和菜单项. 安装了这个插件后， 使用Adobe工具栏或Adobe菜单项“另存为PDF”. 默认情况下，这会产生 保留文档的可访问性特性的PDF.

  • 在Mac电脑上，Word直到Office 2011才包含辅助功能 在Office 2016之前不支持保存为带标签的PDF. 在Office 2011中，您可以创建 一个可访问的Word文档，但为了导出为带标签的PDF，你必须接受它 Windows版Word或Mac版LibreOffice的最后一步.

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