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国家采购政策 & 程序

反血汗工厂政策/服装采购

它是。政策博彩平台董事会2009年6月16日决议要求承包商，分包商和被许可人证明遵守制造商遵守与工作条件、补偿有关的劳动标准; 雇员成立工会和使用童工的权利. 所有服装供应商必须完整的公平劳动标准表格.

大学采取了一项政策，旨在确保货物承载大学大学购买、租用或以其他方式获得的徽章和某些其他物品; 不是血汗工厂生产的吗. 这一政策影响了大学的特别是纺织品、服装和运动器材的支出在决策过程中，大学的工人原则声明权利和要求任何具有象征意义的服装、纺织品和设备的收购必须来自由书院牌照公司.

发票/计息

当收到符合要求的货物和/或服务，并有适当的发票由供应商提交并在学院的应付账款办公室收到，国家要求供应商在付款之日起三十(30)天内付款 (22天在国家机构，8天在国家审计长办公室). 因此，学院在收到发票后只有22天的时间用于执行以下事项:

获取接收文件;
如有任何疑问，请向部门核实交付情况;
发票与采购订单及收货信息的匹配;
对原有负担的定价变动做准备;
Input 的 voucher information on 的 SUNY accounting system; and
将所有必要的文件提交给奥尔巴尼的州审计长办公室

当流程运行顺利时，上述任务就提前很好地完成了分配的时间. 然而，所有有关各方的合作对于确保这些任务及时完成，从而避免了兴趣. 什么时候开发票被错误地发送到一个部门，而不是应收帐款办公室(按照指示) 对采购订单，部门应立即将发票转发给在布雷大厅100号的应付帐款办公室，附上一张说明购买的票据发票所对应的订单号.

确认订单

确认订单是指个人代表…订购商品或服务没有按照大学的规定事先取得采购订单采购指南. 从本质上讲，商品和服务是首先被订购的然后在收到商品和服务和/或校园后创建申请单已开具发票. 注意，这不适用于使用花旗银行VISA的个人采购卡. 国家采购程序要求国家/校园承担费用只能通过指定的校园工作人员或花旗银行签证采购卡购买.

“确认订单”只能在真正的紧急情况下使用人员和财产的即时健康和安全，然后只有当采购无法联系到经理通过正常采购处理交易过程. 对这种紧急情况的事后书面解释也将是要求.

电子支付

纽约州审计长办公室(OSC)与州长办公室纳税人责任办公室已经建立了一个强制性的电子支付项目所有与纽约州有业务往来的供应商，作为整体战略的一部分提高政府效率，削减成本.

因此，2010年2月29日后执行的所有合同和采购订单必须包含要求供应商接受电子支付的条款. 因此, 在履行这一要求时，所有供应商，才能收到来自，必须填写并向OSC提交一份电子支付授权形式个人或电子付款授权表格采购产品政府实体，供应商，非营利组织.

完整的表格将直接发送给OSC (不要寄给大学) 地址如下:

纽约州审计长办公室
国家会计业务局
认股权证 & 付款控制小组
州街110号-9楼
奥尔巴尼，纽约州12236

问题可通过电话(518)474 -6019和(518)402 -4067直接向OSC提出或电子邮件 epunit@osc.状态.ny.us

购买紧急/重要

紧急情况是指没有预料到的、突然的、意外的情况对校园的控制威胁着:

A)任何人的生命、健康、安全或福利，或

b)纽约州财产的持续公共使用或功能.

危急情况的定义是一种情况，但不包括紧急情况，或已经发生，这影响了一个重要的校园运作，需要立即校园行动. 一个校园部门未能正确及时地提前计划，对于所有的采购，然后导致正常采购的情况不能遵循的做法不会构成危急情况.

礼物

礼物可能有很多种形式，来自很多人:公司的钥匙链 delivers overnight mail; tickets to 的 ball game from a vendor who deals with your agency; even flowers from a satisfied taxpayer. 一些公司考虑分销把这种“赠品”作为有效营销计划的一部分，而另一些人则认为良好的公共关系. 根据州法律，州政府官员和雇员不得接受或者在可能的情况下索取超过名义价值的礼物可以推断，该礼物的目的是影响或奖励收件人的表现公务. 该委员会将“名义杯”定义为不超过一个普通杯子的咖啡. 更多信息:

纽约州公共诚信委员会

材料安全数据表

环境卫生 & 安全办公室维护提供的MSDS表. 如果是一个部门收到附有订单的MSDS表，请转发至环境卫生 & 安全布雷厅5号房.

需要特别批准的采购

个人会员资格超过250美元.00必须由他们各自签署主席/副主席.

购买空调或类似的能源消耗设备可能会被审查以确定是否有适当的电力供应这个单位的大小对这个空间来说是足够的.

通常在厨房中发现的个人使用器具不能使用国家购买基金，除非符合某些标准. 厨房用具需要事先得到批准根据符合既定的NYS指导方针的理由向采购经理汇报.

动物申请单(根据定义，所有脊椎动物，包括鱼类、青蛙、啮齿动物、等...)必须在提交之前由研究项目办公室批准采购处.

放射性物质和产生辐射的物质必须由工作人员签名博彩平台环境健康与安全办公室. 有关接收的程序处置危险化学品和其他安全问题可以在环境健康与安全网页.

豁免 & 重要的笔记

校园可以选择购买任何商品或服务，无论金额如何从现有的总务厅(OGS)合同或“首选来源” (飞机、盲人工业等.)，而不需要征求竞争投标书或建议书.

国有企业

子弹G2022002年2月25日颁布的《博彩平台》(了解你的供应商)提醒所有州机构声明，任何国家雇员不得出售任何有价值的商品或服务超过25美元(25美元.00)任何国家机构，除非货物和服务是否根据一项裁决或合同规定在公告后出租 纽约州合同记者 还有一个正式的竞争性招标过程. 因此，请告知学院在没有正式投标的情况下，不与任何国有企业进行任何业务往来遵循的流程.

供应商关系

采购部努力建立并保持专业和礼貌与供应商和销售代表的关系. 采购鼓励部门利用采购人员提供的专门知识大宗商品领域. 当部门直接与供应商代表打交道时以下建议会有所帮助:

说明你的身份，告诉供应商你是SUNY-养的员工，开始你的询问并询问州和/或教育定价.
咨询几个供应商，以获得更好的产品知识和适当的规格购买.
向所有供应商提供相同的信息.
讨论您的需求的各个方面，包括安装，组装，维护和供应.
记录供应商提供的所有信息.
要求交货价格和保证运输时间，如果可能的话，以书面形式保证.
当与新供应商交谈时，要求供应商的联邦I.D. 数量. 这是必需的在所有的采购订单上，请写在申请单上.
没有义务告诉销售人员她/他有订单吗. 只有由学院授权代理人签署的采购订单可以承诺国家资金.
不签任何合同或协议. 采购部门必须审查所有的合同和协议.
留意供应商的诈骗，例如“特别优惠”，特别是在复印纸、碳粉、办公产品、电脑产品及维修相关项目. 供应商可以打电话然后说，例如:“价格在这个月的第一天之后上涨”，或者“这是…… 最后一件存货.“如果你接到电话，要求通过电话订购任何东西，告诉他们电话购物是违反学校规定的它们是由供应商发起的，并提议将它们转移到采购部门 at 470-6685. 请让采购部知道，如果你听到一个供应商你怀疑他在搞骗局.

工人赔偿法

部分57 & 220年再分. 8

根据劳工赔偿法，没有许可证、执照或合同(购买) (包括订单)不得出具工伤补偿和伤残证明好处合规. 这包括建筑、服务和商品. 请检查的保险我们的网页的表格和所需的覆盖列表的部分.

报告损坏、短缺 & 返回授权

运送的物资、设备、家具等有任何问题. 应该报告立即到采购部. 除非通知应付帐款办公室如果采购服务部门拒绝付款，因为有问题，他们会的正常处理发票.

请务必检查所有的盒子、包裹、信封等.，以赔偿短缺或损坏收到后立即. 发送收到的发票和/或装箱单你的部门到布雷厅100号的应付帐款办公室，并注明适用的采购订单号(或采购申请号).

拆分研究、大学基金和国家基金

当订单上的资金在研究或基金会和国家基金之间分配时，采购申请单应包含以下信息:完整的描述 of 的 item(s) including manufacturer name and model 数量; and 的 State account 编号及研究基金资助(或相应的基金购买副本) 订购(如适用).

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